作者：恒智科技 韩长虹
在当今时代，科技与产业的革新浪潮汹涌澎湃，档案工作所处的环境、涉及的对象以及涵盖的内容都经历了前所未有的变革。这促使企业必须革新档案工作的传统理念、方法与模式，加速推进档案工作的全方位数字化转型以及智能化升级进程。置身于数字时代，企业档案工作迎来了现代化管理与高质量发展的新阶段，面临着新的挑战与机遇。企业亟需拓展档案工作的边界，将原本处于被动接收状态的模式转变为积极主动服务的新模式，充分挖掘档案数据所蕴含的巨大潜力，使其成为推动业务创新发展的强大动力源泉，发挥出档案在赋能业务方面的关键引擎作用。
德泰控股项目的创新与亮点
2024年12月3日，经过国家档案局组织的专家验收组综合评议，大连德泰控股有限公司成功通过国家级首批企业集团数字档案馆（室）建设试点验收。
国家档案局经科司副司长蔡盈芳组织专家验收组，听取了德泰控股公司数字档案馆（室）建设试点工作情况汇报，观看了档案信息系统功能演示，进行了专业质询并按照国家验收标准严格审查了验收材料。经专家组综合评议，一致同意大连德泰控股有限公司通过国家级首批企业集团数字档案馆（室）建设试点验收，成为——全国第9家、东北地区第1家获此殊荣的企业。
自2022年起，国家档案局启动了企业集团数字档案馆（室）建设的分批试点工作，德泰控股是首批试点的86家企业之一。作为国内领先的档案数字化建设一站式解决方案提供商及数据智能服务商，恒智科技凭借在数字档案馆建设、电子档案单套制管理及企业数据治理方面的丰富经验，赢得了客户的信任，并全程参与了试点项目建设。我们为德泰控股量身定制了多功能档案管理系统，涵盖文书管理、科技档案、会计档案、业务档案等多个类别，并与德泰控股携手创新，开创“档案+数据”模式，通过核查档案信息系统中归集的数据，持续开展数据治理、分析及应用，将档案信息转化为数据资源，依托全流程数据资产入表工作，完成档案信息的数字资源化、资产化及资本化，打通档案数据资产价值实现路径。
企业数字档案馆建设新思维：档案赋能业务发展
企业档案作为企业运营过程中形成的重要信息资源，通过有效的管理和应用，能够为业务发展提供多方面的赋能支持，以下是具体介绍：
一、支持决策制定
● 提供历史数据参考：企业档案记录了企业过去的经营数据、市场分析报告、项目经验教训等信息。例如，南方电网通过构建数字档案知识图谱，从档案资源中提取有价值的部分，为企业的战略决策、项目规划等提供了丰富的历史数据支持，帮助决策者了解市场趋势、行业动态以及企业自身的运营状况，从而做出更科学、合理的决策。
● 助力风险评估：档案中包含的合同、法律文件、审计报告等资料，能够帮助企业评估潜在的法律风险、财务风险等。通过对这些档案信息的分析，企业可以提前识别风险点，制定相应的风险应对策略，降低业务运营风险。
二、优化业务流程
● 促进流程标准化：档案记录了企业各项业务流程的标准和规范，如生产流程、销售流程、客户服务流程等。企业可以依据档案中的流程文档，对现有业务流程进行梳理和优化，确保业务操作的一致性和规范性，提高工作效率和质量。比如，一些企业通过档案管理系统的流程固化功能，将业务流程与档案管理流程紧密结合，实现了业务流程的自动化和规范化。
● 实现流程协同：借助档案管理系统，不同部门之间的业务流程可以实现信息共享和协同操作。例如，在项目管理中，项目档案可以实时反映项目的进度、资源分配、问题解决等情况，相关部门人员可以通过系统及时获取和更新信息，加强沟通协作，提高项目执行效率，推动业务流程的顺畅进行。
三、积累数据资产
● 构建企业数据资产库：明确数据边界，确定纳入范围。接着将档案数字化，分类整理，编写描述与元数据，进行标准化和质量检查。建立元数据库与业务库，采用分布式存储架构，确保数据安全与高效访问。同时，制定数据管理制度，明确数据所有权、使用权和管理责任，定期评估数据价值，实现数据资产的持续优化和增值。
● 支持创新活动：档案中的历史案例、研究成果、创意构思等信息，可以激发员工的创新思维。员工在查阅档案时，可能会从中获得灵感，结合当前的业务需求，提出新的业务模式、产品设计或解决方案，推动企业的创新发展。比如，一些企业在研发新产品时，会参考档案中以往类似产品的研发资料，避免重复劳动，同时在此基础上进行创新改进，提高产品的竞争力。
四、保障业务合规
● 满足监管要求：企业档案是企业遵守法律法规和行业规范的重要证明。在税务审计、环保检查、质量认证等监管活动中，完整、准确的档案资料能够帮助企业顺利通过审查，证明企业的合法合规运营。例如，企业的财务档案、安全生产档案等，都是应对相关部门检查的关键资料。
● 规范业务操作：档案中的规章制度、操作手册等文件，明确了企业各项业务的操作规范和标准。员工在开展业务时，依据档案中的规定进行操作，可以有效避免违规行为的发生，确保业务活动的合法性和规范性，维护企业的良好形象和声誉。
五、助力市场拓展
● 提供客户信息支持：客户档案记录了客户的详细信息，包括基本信息、购买历史、偏好需求、沟通记录等。通过对客户档案的分析，企业可以深入了解客户需求，制定个性化的营销策略和客户服务方案，提高客户满意度和忠诚度，促进客户的重复购买和口碑传播，从而拓展市场份额。例如，企业可以根据客户档案中的购买偏好，向客户推荐符合其需求的新产品或服务，实现精准营销。
● 支持商务合作：在企业与其他企业或机构进行商务合作时，档案中的企业资质证明、业绩案例、合作协议等资料，可以作为企业实力和信誉的展示。这些档案信息能够帮助合作方更好地了解企业，增强合作信心，促进合作项目的顺利开展，为企业带来更多的业务机会和市场资源。
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