近年来，随着互联网的发展，电子文档以其便捷性和安全性受到越来越多人的关注。企业电子文档是企业各种信息的载体，是企业各类信息资源中的重要组成部分。在实际操作中，集团企业需要管理大量的电子文档，由于涉及到公司很多重要信息资源，因此对于电子文档的管理尤为重要,通过档案管理的方式来管理电子文档成为目前的主流方式。
一、规范管理，提高文件安全
对于电子文档的管理，首先要明确其属性，不能让电子文档成为“定时炸弹”。企业可以通过建立一个规范的文档管理制度，对于不同类型的文档设置不同的权限，如创建、修改、删除等都需要审批流程，对文档进行严格管理。
此外，在电子文档的使用上，可以通过建立完善的电子文档安全管理制度来规范使用行为。如：对于文件使用人进行严格的审批流程和权限控制；在使用前对文件进行归档；在使用后进行归档、销毁等。
二、数据归档，方便查找
传统的档案管理方式是根据不同的分类方式将文档按照时间或者内容进行归档，而这样的归档方式非常繁琐，还很容易造成资料的丢失。
而档案管理系统可以通过时间轴或者项目管理等功能，将电子文档按照时间顺序进行归档。当用户需要查找某一项文档时，只需要在相关的时间点内对相应的文件进行查找即可，非常方便。
同时，在对电子文档进行归档时，还可以将所有的文档都放到一个档案系统中，便于查找和使用。
三、高效管理，提高效率
对于企业而言，电子文档管理可以有效地提高管理效率，减少人为因素导致的失误，还可以让管理人员进行及时有效的查询，减少不必要的时间成本。
可以将档案管理系统接入企业的微信公众号、 APP、 WAP站等平台，提供档案的在线查看、借阅等功能。
四、通过档案来规范流程，降低风险
电子文档的管理需要经过一定的流程，每一步都需要有相应的依据，电子文档中涉及到的数据如果需要更改，一定要经过相关领导审批并记录变更事项。通过档案管理系统，可以规范流程，让电子文档管理变得更加严谨、规范。
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