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党群行政档案管理办法及归档范围


一、党群、行政档案管理办法

为了加强学院党群与行政类档案(以下简称党、政档案)的管理,逐步实现规范化、制度化,更好地为学院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《党员档案管理办法》制定本办法。

第一章 基本原则

  第一条 党、政档案是学院在党群和行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料。

第二条 党、政档案是学院各项工作的重要历史凭证,由形成单位整理、立卷、归档,学院综合档案室集中统一管理,任何单位和个人不得擅自保存和销毁,以确保完整、系统、准确和安全。

第三条 党、政管理文件材料应严格实 行文书处理部门立卷归档制度。学院各系(部)、处(室)要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定兼职档案人员,协同学院综合档案室认真做好党政管理档案的收集、整理、归档工作。

第二章 归档范围(见后)

第三章 部门立卷和归档工作流程

第四条 形成积累

学院党群和行政各部门均为立卷单位,分工归口立卷。

各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生新的内容,编制案卷类目。

每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员,在平时应严格按立卷类目做好文件材料的预立卷工作。

第五条 立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关六大特征和文件材料的自然形成规律,保持其历史联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

第六条 立卷分工

学院内部自制文件由拟稿主办单位负责立卷归档。各部门在工作中形成的具有保存价值的其它材料如工作计划、总结、统计、数据、简报、大事记等,全校综合性的仍由各部门立卷归档,其余各部门分别立卷归档。

党委和学院召开的代表大会、党委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由学院办公室立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷。

学院内各单位向党委、学院的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件,由学院办公室立卷归档;请示,报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文单位立卷归档。

两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。

各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交综合档案室保存,任何人不得带入其它单位。

第七条 立卷程序

按照归档的时间要求由专(兼)职档案员按立卷类目将文件收齐归卷,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:

检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整,如有尚未办完的文件,依照如下程序进行:

检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整,如有尚未办完的文件,依照第十一条第一项执行。同时检查案卷有无多余的重份文件及不需要立卷归档的文件材料。

检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

检查案卷文件保存价值。检查各案卷中文件保存价值是否差异,一卷之内应大体一致。

检查杂卷文件数量。对文件数量太多的案卷,宜酌情适当分卷,文件数量太少的薄卷,可考虑适当合并组成小卷,一卷不超过200页。

第八条 立卷分类

1. 分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入此件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划、一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、归入文件的内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。

2. 分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3. 分期限

将文件按照规定的不同保管期限分工。

第九条 立卷组合

1. 立卷组合的基本要求

立卷组合形式,一般按文件类型组合,适当分级,兼顾其它特征,使之联系紧密。

2. 立卷组合形式,一般按下述内容和顺序进行:

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;

非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;

统计、报表、名册等文件,一般可按责任者或名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;

学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

简报按名称或期号组合;

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

第十条 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列

批复、批示在前、请示、报告在后;

正件在前,附件在后;

正本在前,定稿在后;

转发件在前,被转发件在后;

非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

其它文件材料按时间顺序排列。

第十一条 对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当的折叠。拆除文件材料上的金属物。

第十二条 成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号;页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。

卷内文件应逐件加盖档号章,并填写档号章的各个项目、编制件号;档号章的位置在每件文件首页的右上角。卷内文件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。

第十三条 填写卷内文件目录

顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题,一般应照实抄发。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[  ]”号。

日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”,在表示年、月的数字右下角加“.”号。

页号:卷内文件起止之页的编号。

第十四条 填写卷内备考表

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人:由组成本卷的责任者签名。

检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。

第十五条 拟写案卷标题。要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、问题、文种。除会议文件外,不得用“×××文件材料”;除一般函件外,不得用“×××来往文件”;除非诉讼案件材料外,不得用“×××案件”。

第十六条 归档验收

文书立卷部门整理好案卷后,填好移交目录,在次年六月份以前,提请学院档案部门派人检查合格后,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各备一份存查。

第四章 档案管理开发利用

第十七条 根据《高校档案实体分类和档号编制方案》编制党、政档案的分类号和档号。将案卷按分类号在档案柜内依次至上而下,从左到右排放;各柜、各库应有档案资料存放标志图、示意图。

第十八条 每年定期检查库房“八防”(防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防鼠、防盗)情况,定时记录库房温度、湿度,保持库房整洁。每二至三年对库存档案进行一次全面检查,记录在案,发现问题,及时解决。破损、褪变档案要及时修复或复制。根据库内条件需要添置去湿机、空调机和吸尘器等。

第十九条 改善阅览条件并配置必要的复制设备,为利用者提供方便。健全借阅制度,规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。档案查、借、归还时,由利用者和档案部门共同进行清点检查,并在档案查阅或借阅登记薄上登记;借出档案要从严掌握,要定期催还,需续借者,应重新办理借阅手续。对无故逾期不还者,应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失,根据条例法规,区别不同情况,严肃处理。对调出及离退休人员,在办理调离手续前,必须清还档案;没有档案部门签署意见,人事部门不得办理调离手续。

第二十条 根据工作需要,编制配套的检索工具和参考资料,档案馆(室)指南等。

第二十一条 对党、政档案进行加工汇编工作,编制全宗介绍、学院大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。

第二十二条 综合档案室应根据社会和学校需要,在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料。

第二十三条 古老、珍贵的档案,应备有缩微或复制件,以代替档案原件提供利用。

第二十四条 对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限;

利用开放档案,对国内利用者与台、港、澳同胞及外国人应有不同的要求;

开放党、政档案,应另行编制开发档案目录和检索工具,供利用者检索。

第二十五条 逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编,提高开发利用档案的能力。

第二十六条 根据党、政档案的现实价值和历史价值,以及保管期限的有关规定,鉴别和判定档案的价值。在学院分管院长的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组,按规定进行。鉴定方法采用直接鉴定法,个人审阅,集体讨论,即直接审阅每个案卷的内容,不应只看案卷目录和卷内目录。

第二十七条 对失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见,编制销毁清册和撰写档案材料内容的分析报告,经分管院长批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。档案部门在档案销毁后应及时调整档案柜架且在相应的检索工具中注明。

二、党群档案归档范围

(一)党务综合

1. 上级党组织有关党的建设文件材料

2. 学院内部党代会文件材料

(1) 党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表、情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等

(2) 提案及办理情况、会议情况、小组会议记录等

3. 学院党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头会的会议记录、纪要、决议等文件

4. 党委工作计划、报告、总结

5. 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

6. 以党委名义召开的工作会议材料

7. 党群系统启用印章的文件和印模

8. 党群系统重要统计材料

9. 党委及上级表彰的优秀党员、先进支部材料

(二)纪检、监察、审计

1. 上级纪委关于纪检工作的文件

2. 纪委工作规章制度

3. 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计资料

4. 学院纪委会议记录

5. 党员处分、复查材料

6. 群众来信来访及处理意见

7. 上级有关监察、审计工作的文件

8. 学院监察、审计工作方面的规章制度

9. 监察、审计工作计划、总结、报告

10. 监察、审计工作统计年报及重要报表

12. 有关学院产权的诉讼

13. 有关法律案例的诉讼

(三) 组织

1. 上级关于组织工作的指示、决定、通知。

2. 学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

3. 学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

4. 落实政策的有关材料

5. 干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等

6. 副处级以上干部名单

(四)宣传教育

1. 上级关于宣传工作的文件

2. 学院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

3. 反映学院重大活动的有关材料

(五)工会

1. 上级有关工会工作的文件

2. 工会工作计划、报告、决定、重要通知

3. 教职工代表大会文件材料

4. 工会会员代表大会的有关文件 (通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)

5. 表彰工会先进集体、个人的材料、名单

6. 有关妇女工作重要材料

(六)团委

1. 上级关于团的工作文件

2. 学院团代会文件 (通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言以及大会通过的文件)

3. 学院学代会文件 (通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)

4. 团委工作计划、报告、总结及规章制度

5. 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

6. 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

7. 团委牵头进行的重大活动的有关材料

8. 社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料

三、行政档案归档范围

(一)行政综合

1. 上级有关学院行政管理的综合性文件

2. 全院性的规章制度

3. 学院年度、学期工作计划、报告、总结

4. 院长办公会、书记院长碰头会议记录、纪要

5. 院务会议记录、纪要

6. 各部门的工作计划、报告、总结和会议记录

7. 学院领导的重要讲话和参加校外会议发言稿

8. 学院教育事业规划、计划及上级批复

9. 学院评估材料

10. 学院向上级的请示及其批复

11. 学院各单位的请示及学院的批复

12. 有关全院性工作的调查材料和经验总结

13. 学年报表及综合统计

14. 启用印章的文件及印模

15. 学院历史沿革、情况介绍

16. 学院大事记、简报、信息、动态等

17. 校史工作材料

18. 校友工作材料

19. 校庆工作材料

20. 群众来信来访文件材料

(二)人事档案

1. 上级机关有关人事工作的文件

2. 学院人事工作的规章制度

3. 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

4. 关于机构编制规划、计划报告、上级批复

5. 关于学院机构设置、变化的文件材料

6. 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

7. 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

8. 师资培养、管理工作计划、规定、总结

9. 教师进修计划、安排、总结

10. 教师工作量的规定和执行情况

11. 人事有关统计报表

12. 教职工名册

(三)保卫档案

1. 上级有关公安保卫工作的文件

2. 学院保卫工作方面的规章制度

3. 学院保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

4. 学院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

5. 要害部门的公安保卫、消防工作材料

(四)后勤档案

1. 上级有关后勤工作的文件

2. 学院后勤管理各项规章制度

3. 学院后勤工作计划、总结报告、调查材料

4. 房屋管理、调配使用、转户等的规定、总结

5. 防震、防汛、环保、节能工作的文件材料

6. 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

7. 师生员工健康状况调查材料及统计表

8. 伙食、校园绿化等有关文件

(五)图书情报

1. 上级有关图书情报工作的文件

2. 图书情报规章制度

3. 图书情报工作计划、报告、总结

4. 图书情报工作概况、发展规划、统计及统计年报

5. 图书与校外交流的有关材料

(六)实训基地

1. 上级关于农场工作的有关文件

2. 农场工作计划、总结

3. 农场下发的有关规章制度


 
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